Spreadsheet menjadi istilah yang sering terdengar dalam beberapa tahun terakhir ini, beberapa dari anda mungkin masih cukup asing dengan istilah tersebut padahal spreadsheet sendiri merupakan sebutan yang selama ini lebih akrab dengan nama Excel atau Microsoft Excel.
Kebutuhan yang meningkat, ditambah lagi dengan tren penggunaan smartphone serta internet yang makin luas telah membuat spreadsheet menjadi sering digunakan terutama dalam dunia kerja. Untuk itulah maka Excel dirasa sangat penting dan dibutuhkan oleh semua orang, anda yang sudah menyadari pentingnya software tersebut pasti akan mulai mempelajarinya baik secara otodidak atau pun melalui bimbingan belajar seperti kursus atau semacamnya.
Pastinya, belajar Microsoft excel juga tidak terlalu sulit, anda bisa mempelajarinya sendiri dari berbagai sumber referensi yang anda dapatkan terutama untuk rumus dan berbagai trik dalam pengoperasian excel. Berikut adalah beberapa hal penting yang wajib anda tahu dari software tersebut.
Hal Penting Yang Harus Kalian Tau Tentang Excel
Perhitungan dasar
Sebagaimana diketahui excel sejatinya merupakan software yang dirancang untuk bisa mengolah data berupa angka sesuai dengan kebutuhan penggunanya, bahkan anda juga bisa memanipulasi formula sesuai dengan rencana anda.
Untuk bisa menghitungnya maka anda harus paham dulu bagaimana konsep secara keseluruhan yang dibutuhkan dalam excel. Adapun istilah yang biasa digunakan dalam excel adalah fungsi yang biasanya juga lebih dikenal dengan rumus, ini biasanya juga ditandai dengan tanda sama dengan =.
Sebagai contohnya bila anda menghitung penambahan seperti 1 + 1 maka untuk mendapatkan hasilnya anda bisa menambahkan tanda sama dengan di awal rumus tersebut, yang menjadi =1+1, jika anda menekan enter maka akan memberikan hasil dari hitungan tersebut. sedangkan untuk symbol hitungan lainnya anda bisa menggubnakan – untuk pengurangan, * untuk perkalian, dan / untuk pembagian.
Autosum
Dalam kondisi tertentu di mana anda dihadapkan dengan banyak tabel dan harus menghitungnya satu per satu maka anda bisa memanfaatkan fitur autosum yang berfungsi untuk melakukan penghitungan cepat hanya dengan melakukan penghitungan pada satu kolom saja.
Caranya cukup mudah, anda tinggal blok berapapun kolom yang ingin dijumlahkan lalu menuju Home dan pilih Autosum, maka semua sel yang telah anda blok tadi akan langsung memberikan hasilnya. Beberapa fungsi yang tersedia dalam autosum antara lain Average untuk mencari rata – rata, Count Numbers untuk mendapatkan jumlah yang telah diseleksi, Max untuk mendapatkan nilai terbesar, dan Min untuk nilai paling kecil, serta pastinya SUM untuk melakukan penjumlahan.
Otomasi data
Jika sebelumnya anda diharuskan untuk memasukkan seluruh data yang dibutuhkan ke dalam sel maka kali ini anda bisa mempelajari cara otomatis dalam mengolah data, tujuannya tentu untuk menghemat waktu karna anda tidak harus melakukannya sendiri.
Contohnya mudahnya, ketika anda membuat tabel dengan banyak kolom dan harus memberikan nomornya satu per satu maka itu jelas akan membuang waktu anda, maka cara yang paling praktis adalah dengan menambahkan satu lagi angka yang menjadi urutan dari kolom sebelumnya lalu tariklah seleksi sel yang anda inginkan dan pilih bagian kotak hijau di bawahnya maka semua akan terisi secara otomatis sesuai dengan urutan semestinya.
Cara tersebut hanya bisa dilakukan jika nomor yang anda buat tadi telah tersusun secara berurutan, misalnya dari A1 yang menggunakan 1 kemudian A2 dengan 2, maka excel akan membacanya sebagai perintah untuk mengurut nomor tersebut hingga seterusnya.
Format angka
Pada hitungan tertentu, angka yang anda tulis biasanya akan dinyatakan dalam format general atau murni hanya angka saja. Sedangkan untuk menandainya sebagai satuan mata uang, persen, penanggalan atau yang lainnya maka anda bisa menyetingnya sesuai dengan kebutuhan anda. Mengubah format seperti ini bisa andalakukan melalui menu yang tersedia di bagian number. Anda juga bisa menerapkannya sekaligus pada kolom lainnya yang memiliki format sama sesuai kebutuhan anda.
Buat tabel
Meski excel disajikan dengan banyak tampilan garis di dalamnya namun bukan berarti data yang telah anda selesaikan tadi telah berbentuk tabel, anda tetap harus membuat garis penyekat terlebih dahulu untuk menjadikannya sebagai tabel dan ini bisa anda lakukan dengan menyeleksi sel mana saja yang akan masuk dalam tabel anda. Jika sudah maka anda bisa masuk ke bagian Tables lalu klik Table, dengan demikian maka tampilan di excel akan langsung berubah dan menyesuaikan dengan setingan yang telah anda lakukan tersebut.
Membuat grafik
Dalam kondisi tertentu, tampilan grafit atau chart juga akan dibutuhkan terutama bagi anda yang ingin menampilkan data dengan lebih menarik dari sekedar tabel saja. Caranya juga tidaklah sulit, anda hanya perlu menyeleksi data mana saja dari tabel tadi yang nantinya akan dibuat dalam bentu chart.
Lakukan seleksi dengan menekan CTRL lalu masuk insert dan pilih bagian Charts, anda bisa memilih bentuk chart sesuai selera atau menggunakan chart yang direkomendasikan oleh software itu sendiri. Tak butuh waktu lama, biasanya chart akan langsung muncul sesuai dengan sumber data anda tadi. Selanjutnya anda hanya perlu melakukan customisasi terhadap tampilan chart tersebut agar sesuai dengan keinginan anda.
Format Cell
Yang berikutnya adalah cara untuk merubah tampilan teks di dalam sel yang telah anda buat tadi, seperti halnya di Microsoft office word di mana anda biasa menyesuaikan tulisan sesuai dengan kebutuhan anda, misalnya saja seperti tulisan miring, huruf tebal, atau bahkan penggunaan symbol khusus dalam penulisan.
Untuk melakukannya, anda bisa langsung menyeleksi sel mana saja yang ingin diubah tampilan tulisannya melalui menu format cell, lalu lakukanlah seperti saat anda menyeting tampilan teks di ms word namun kali ini diterapkan pada excel.
Fungsi manual
Jika dari tadi kita sudah membahas tentang otomisasi rumus atau formula, maka sekarang anda seharusnya sudah bisa menggunakan fungsi manual untuk menentukan hasil dari angka yang anda butuhkan dari data tersebut. Sebagai contohnya, untuk beberapa sel yang ingin anda hitung hasilnya maka anda bisa menggunakan rumus =sum kemudian blok mana saja sel yang ingin anda ketahui jumlahnya.
Setelah itu tekan enter maka jumlah dari semua sel tadi akan langsung muncul di sel terakhir yang anda beri rumus tersebut. hal itu juga berlaku untuk rumus lainnya baik pengurangan, perkalian, maupun pembagian.
Itulah beberapa tips belajar Microsoft excel yang sangat berguna untuk anda, anda bisa mencobanya baik sebagai latihan maupun melakukannya sembari mengerjakan tugas anda sesuai dengan cara yang telah disebutkan di atas. Namun khusus untuk penggunaan rumus, anda harus melakukannya dengan benar karna jika salah dalam menentukan formula atau salah dalam pemilihan sel maka bisa dipastikan anda tidak akan bisa pula mendapatkan hasil sesuai dengan yang anda harapkan.